Culture d'établissement

Construire du commun, préciser les finalités qui nous rassemblent : il s’est agi d’engager chacun dans une université résolument tournée vers l’avenir, relevant quotidiennement le défi des mutations, tout en respectant l’équité, la justice et l’entraide. La réflexion autour d’une vision stratégique, objet du projet « Imagin’Amu » a conduit plus de 250 personnes, étudiants, agents, chercheurs, enseignants chercheurs, partenaires socio-professionnels et culturels, à participer à la construction d’une vision prospective collective. Quatre grands thèmes et onze axes de travail ont ainsi pu être dégagés comme représentant les attentes de toutes les parties prenantes d’AMU. Cette vision partagée va permettre la mise en place d’un plan stratégique dont la méthode d’élaboration garantit l’adhésion du plus grand nombre et in fine facilitera la réussite des projets en leur donnant du sens. Pour faciliter l’appropriation d’une culture commune, un dispositif de mentorat a été expérimenté dans le cadre de la mise en place des Chaires de Professeur Junior (4 CPJ acceptées en 2022 pour AMU, 1 CPJ au CNRS).

Communication maximisée

De nombreuses avancées en matière de communication interne et externe ont peu à peu structuré notre culture commune. À l’occasion des 10 ans d’AMU, a été déployée pour la première fois, une campagne globale pour célébrer et promouvoir notre université comme un lieu dynamique, ancré dans son époque, source d’épanouissement intellectuel et humain. Décembre 2022 a vu la création du compte Instagram venu amplifier la communication auprès des étudiants et mettre en images le patrimoine naturel, culturel et humain de notre université. En 2023, un nouveau film de présentation de l’université a mis en lumière la volonté de l’institution de placer ses savoirs, ses recherches et ses actions au service de la société. Octobre 2023 accueillera le lancement d’un media « Infuse », dédié aux sciences et destiné au grand public comme au monde académique. Plus globalement, la définition d’un nouveau positionnement « Explorer pour faire société » va permettre de réaffirmer l’idée d’une université qui permet des évolutions sur les champs du savoir comme sur le terrain sociétal.

Communication de crise

La crise Covid nous a démontré la nécessité d’informer et de soutenir notre communauté. Une cellule de Gestion de crise COVID-19 a été très rapidement constituée et a permis une prise de connaissance efficace des difficultés de terrain, autorisant des décisions concertées et adaptées aux réalités de chacun. La création d’un AMU info « COVID-19 » (33 numéros) et d’une application Inst’AMU ont permis de maintenir le lien et de poursuivre notre activité. Ces médias devenus indispensables actualisaient régulièrement les sujets de veille sanitaire, les consignes et modifications des rythmes de vie au sein d’AMU, les travaux de recherche en cours sur le virus. Il s’agissait aussi d’informer sur les actions solidaires à destination des étudiants (distributions alimentaires, kits hygiéniques, distribution d’ordinateurs, aide au rapatriement, etc.). La création de campagnes de communication institutionnelles ciblées, sur le port du masque ou la lutte contre les discriminations, est venue soutenir les efforts réalisés. Un retour sur expérience (RETEX) Covid a été mené pour identifier les axes de progrès et mettre en place des actions correctives.

AMU, cheffe de file d’une alliance européenne et africaine

La mise en œuvre du projet CIVIS en 2018 et sa confirmation pour « CIVIS 2 » en 2022, ont permis de positionner AMU en tant qu’« université européenne » qui rassemble aujourd’hui une communauté universitaire d'environ un demi-million d'étudiants, 70 000 membres du personnel (dont plus de 37 400 enseignants et chercheurs). Pour nos personnels et nos étudiants, c’est l’occasion de participer à des groupes de travail internationaux, de pratiquer des mobilités en Europe ou avec les pays Africains partenaires de Civis. En juillet 2022, l’alliance CIVIS a été sélectionnée par la Commission européenne pour faire partie des Alliances universitaires européennes bénéficiant d’un financement supplémentaire de 4 ans, et ce avec un budget doublé s’élevant à 14,4 millions d’euros. Aix-Marseille Université y a conservé son rôle de cheffe de file et a pris la présidence de l’Alliance les six premiers mois. L’alliance a permis d’initier de nouvelles pratiques sur le plan de l’enseignement et de son rapprochement avec la société civile, et d’offrir des perspectives inédites de mobilité pour les étudiants, personnels enseignants-chercheurs et administratifs. L’alliance se concentre sur 5 domaines : environnement et changement climatique, santé, démocratie et patrimoine culturel, mobilité durable et inclusive, et pour finir transformations numériques et technologiques.

Une organisation politique au service des composantes

Notre gouvernance est résolument participative, sociale et attachée à la subsidiarité. De nombreuses actions ont été entreprises pour assurer une proximité et une compréhension quotidienne entre les services centraux, la gouvernance et les composantes. Ainsi, des réseaux de référents métiers ont été constitués (DD, logistique, maintenance, RH, Qualité, etc.). Ces réseaux permettent la capitalisation des bonnes pratiques, des échanges entre experts et in fine facilitent la compréhension et la cohérence entre les processus dans les composantes. Des référents campus permettent une meilleure fluidité de l’information au sein de l’université, entre composantes, et garantissent un partage des bonnes pratiques. La prise en charge des spécificités des composantes et des domaines est assurée par des VP Thématiques qui assurent le lien et la transmission des informations.

Des temps de partages et d’échanges

Par ailleurs, le Président se rend de façon régulière dans les composantes et participe aux différents événements qui marquent le quotidien des personnels et des étudiants (journée d'accueil des nouveaux arrivants, 10 ans d’AMU organisé au Silo, vœux, réunions d’échanges, etc.). Les fêtes des personnels et Festiv’AMU en partenariat avec la Direction Culture et Société ont particulièrement aidé à fédérer la communauté. L’administration d’AMU s’inscrit également dans une démarche participative concrétisée notamment par l’organisation de réunions de travail avec les composantes, directions et services dans le cadre de l'élaboration de la feuille de route de l'administration. Un processus de définition des contrats d'objectifs et de moyens a été initié avec les composantes. Le rôle des vice-doyens de composante a été amplifié, de même que leur nombre, conférant une diffusion plus large vers les acteurs du quotidien.

Dématérialisation efficiente des process

Nos efforts ont porté et continuent de porter sur la digitalisation de nos processus pour rendre le travail plus attractif et permettre à chacun de se concentrer sur les taches à valeur ajoutée. Notre système d’information s’est renforcé et enrichi de multiples applications : SIHAM, ADE, ARES, Fides, Demeter - Projet e-parapheur, e-signature, e-admin, etc. Parmi elles :

• La création d'un outil budgétaire « DEMAT CE » dématérialisé, propre à l’établissement à destination des composantes pour programmation des moyens budgétaires en matière de RH.
• La mise en place d’une application permettant de gérer les demandes de télétravail, leur validation et la production d’arrêtés automatisés.
• Le développement d’une application OHRIS baptisée CHRONOS afin de dématérialiser la pose des jours de congés du personnel BIATSS.
• La dématérialisation des formulaires liés à la gestion budgétaire de l’emploi (fiches d’expression du besoin, par exemple).
• L’implantation à venir d’une application relative à la gestion prévisionnelle des emplois des effectifs et des compétences.
• La dématérialisation process transport et hébergement des agents - Prise en main du projet dans le cadre de Déplac'AMU.
• Un fonds pour la transformation de l'action publique (FTAP) sur les volets du processus du recrutement et de la digitalisation du dossier de l’agent.

Un Système d'Information Décisionnel est en cours de finalisation avec des accès par grands domaines (formation, finances, RH, etc.) et des accès par fonctions (Président, Vice-presidents, doyens, DGS, etc.). Cet accès direct aux indicateurs de performance permettra un gain en efficacité et en objectivité des prises de décision.

Modernisation informatique

Le Schéma Directeur du Numérique a porté de multiples projets (techniques et/ou applications) venant optimiser le système d’information de notre université : Amubox, Skype, zoom (avec un déploiement généralisé et 90 000 comptes sur les serveurs DirNum), Messagerie Exchange, TOIP. Parallèlement, la couverture WIFI des bâtiments a été améliorée, les matériels ont été optimisés (Visio, classe virtuelle, zoom, POD, etc.). Il a été procédé à la mise en place de postes de travail à distance pour les étudiants, à l’installation de caméras intelligentes dans les amphithéâtres sur tous les sites. Côté sécurité, VPN, Firewall, Téléphonie ont été sécurisés. La DirNum a pris en charge 400 postes de travail pour les enseignants-chercheurs à leur demande. Entre 2020 et 2022, plus de 1 800 ordinateurs portables ont été déployés par la DirNum afin de facilité la mise en œuvre du télétravail. À souligner, enfin, que le Datacenter AMU a été l’un des deux premiers Datacenter régionaux à être labellisés (Datacenter Sud Paca). Cette distinction confère à notre université une position régionale privilégiée, renforcée par notre implication dans le CPER, ce qui nous permettra d'accueillir les ressources de calcul régionales pour la recherche, y compris les Mésocentres en renforçant la position du notre (CCIAM), déjà hébergé. Son développement continu jusqu'en 2026 favorisera la mutualisation des ressources de calcul de nos propres laboratoires, réduira les coûts et contribuera à réduire l’empreinte énergétique.